一站式的海外商务活动策划方案

海外高务会议及海外年会的预算不是一个概念。通常而言，去到海外的预算包括以下多个方面:

1、整体的预算费用

海外商务会议整体费用可以细分为:

(1)、出发地至会务地的交通费用——包括机票、酒店、行程、餐饮，以及目的地所有相关活动的全部预算费用。

(2)、海外商务会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括国外住宿地至会所的交通、会议场地到餐饮地点的交通、国外会议场地到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)、会议的灯光舞台及晚会费用——包括晚会的整体视觉灯光、音响、舞台、节目演出、娱乐、晚宴、现场布置等相关的费用。

2、海外会议室/厅费用

具体可细分为:

(1)、海外会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、灯光、音响、舞台、晚宴、现场布置等临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、海外会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、灯光、音响、舞台等系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的海外一站式的会议策划公司咨询，以便获得专业的效果)，否则可能影响会议的进行。另外，一些专业或非专业的服务公司，在专业技能和水平上可能相差很大。

(3)、海外会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言会议基础部分费用包

含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的海外一站式的会议策划公司沟通。

(4)、海外其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保舰媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，海外一站式的会议策划公司都尽可能细化各项要求，并单项签订海外服务协议。

3、海外酒店入住费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收国外当地政府税金的。对于海外会议而言，由于出行人数较多，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的海外会展服务商通常能获得较好的折扣。

国外正常的住宿费除与酒店星级标准、地理位置、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的洗换、迷你吧酒水、互联网、水果提供等服务是否开放有关。海外会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、海外行程中的餐饮费用

海外酒店中基本上所有4星以上的酒店都是含有自助早餐，海外行程中的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于在海外会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，所入住的酒店已包含。

 (2)、午餐及晚餐

午餐及晚餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购，当地会收取一定数量的服务费用。(但考虑到海外会议就餐的特殊性及国人的饮食习惯，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差，在海外都是需要提前预定。)

(3)、酒水及服务费

如果在国外酒店或餐厅就餐，是允许主办方自行外带酒水消费的，如果外带酒水，酒店及餐厅通常需要加开瓶费（35USD左右，一般包含服务费在内）。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

(4)、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。请保留此标记承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以水、绿茶或者花茶、果茶、咖啡、水果及点心为主。

(5)、海外晚宴/酒会/晚会

在国外晚宴及联谊酒会/晚会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模就可以，预算很容易计算。但酒会/晚会的预算设计到整体的布置、场地的灯光、舞台设计与节目策划、娱乐项目等，其预算可能需要比较长的时间确认。

海外商务会议的预定流程：

一、沟通准备:

主办单位的总体构思和细节要求进行认真沟通，全方位考虑，根据需求、预算、出行人数、场地选择等，做出2种合适的方案供选择。

二、会议策划:

根据主办单位的会议要求，提供会议所选酒店情况、用餐地点、会场布置、交通工具、会务接待、设备租赁、考察线路等详细描述。并对方案进一步沟通，进行可行性分析，力求达到主办单位的预期效果。

三、实地考察:

根据需要安排主办单位相关人员进行国外会场实地考察，对会议酒店、会议场地、接待流程、其他事项等进行考察商榷，对方案中的不完善部分进行补充和调整，确认彼此的分工。

四、合作确认:

双方对方案和流程彼此都无疑义，按照约定签订合作协议，以书面的形式确认双方的责任、权利和义务。

五、协议执行:

协议签订后双方严格按照约定执行，保证会议各项工作的顺利进行。在协议签订后，如果主办单位需要增加协议之外的服务视为协议的补充，需要再补签协议，补签协议是对原协议的扩展，都是具有法律效应的协议，补充协议也是有效的结算凭据。

六、海外会议结算:

因海外服务的特殊性，海外商务会议中的各项目在签约时应付清全款，也可按照协议约定分两期付款，但在会议前两周需付清尾款，按照协议约定结清款项。

海外商务会议策划

一、会场预约

我们将根据你的需求，为您具体分析国外的各种情况，做出最完整的策划方案;我们将根据会议的级别,为您选择国外会议举办地;将根据您对会议及周边环境的要求，为您确定具体举办地点;将根据您会议的具体情况，确定海外会场的搭建及灯光舞台策划要求，并确定会场的地点，并提前为您预约及做出整体的策划方案。

二、负责国外会场的布局，设备安装调试

我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排海外会场的布局，细致周到地设计好所有的细节;我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练及彩排，确保会议的顺利进行。

三、印刷材料的设计制作

我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、一站式服务;我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;将会为您的印刷品指定海外专门的厂家生产以及印刷;提前把印刷品送到会场或指定位置。

四、参会者的接送

我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的服务：机票、接机、酒店、餐饮、行程安排等一站式服务，也可以有特殊安排-特殊安排包括：入境及出境当地海关绿色特别通道，警车开路等特别安排;机场入境及出境当地海关绿色通道，无须排队等候，从特别通道把参会人员迅速、安全的办理入境或出境，当地警车开路，让参会人员在海外感受到国宾级待遇，可以迅速的通过警车绿色通道送到会场或下榻酒店。

五、参会者的餐饮

我们将根据参会人员的喜好，在国外为您预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、海鲜、宴会、酒会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点。

六、参会者业余时间的安排

我们将根据参会人员的喜好，在国外为您设计不同的行程安排;可以为您定制策划特殊的旅游线路，方便您的出行;我们将为您介绍国外当地的特色景点及行程，供你选择。